Главная

Электронный документооборот это просто!

Данная программа позволяет наладить электронный документооборот на предприятии. Что самое важное в документообороте - хранение документов. CFL файл позволяет проводит верификацию документов, в этом файле можно описать в комментариях всю нужную информацию о документе: наименование документа, номер изменения, бумажный формат документа, количество листов, признак документа (Рекомендую: "*" - изменен; "+" вновь выпущен; "-" - аннулирован.).

Рекомендации:

1) Для каждого изделия (Для входящих писем, Для исходящих писем) своя папка (Каталог) с документами с CFL файлом. Структура каталогов данной папке должна повторять структуру обозначения документов, например — документ АФ111.01.02.000Э3 должен быть расположен в подкаталоге "01_02".

2) Желательно один документ - один архивный файл JAR в котором исходные файлы и файл PDF (виртуальный принтер - doPDF и PDF Split and Merge ). Хотя для больших документов, таких как руководство по эксплуатации, для исключения процедуры архивации всего документа, желательна разбивка документа на несколько файлов JAR (текстовый файл, файлы рисунков) по листам документа. В документе на первом листе над основной надписью должна быть ссылка на удостоверяющий  лист  - "Утвержден АФ111.00.00.000-УЛ" (ГОСТ 2.051, документ УД до этого). Обычно в ЛУ утверждается несколько документов (у нас: одно изделие - один документ ЛУ) , то логичней чтобы удостоверяющий лист имел обозначение "АФ111.00.00.000ЛУ", но ... не по ГОСТу.

3) В именах файлов должен отражаться номер изменения, например - АФ111.01.02.000Э3_00.JAR.

4) Если исходный файл порождает несколько документов (Например 3D модели или PCB файл печатной платы порождает чертёж СБ и самой печатной платы), то такой файл необходимо выделить в отдельный документ (ФВСА.123456.123Д , Т5М). Т.к. файл не имеет бумажного представления, то в нем где-нибудь пишем ссылку на УД, а в поражденом документе ссыла на первичный документ ( В сборочном чертеже в Т.Т. пишем: "Расположение элементов на плате печатной поз. 4 (лист 2), соответствует ФВСА.123456.123Т5М слои: BRDOUT, SLKSCR ,REFDES ,0 , 1.". Обычно у меня 1 лист - текстовый документ с Т.Т., а второй - сама сборка из PCB файла.).

5) Сам по себе CFL файл представляет собой технологический файл КХФ которого желательно описать в акте приема передаче документации или в извещении. Карандашом - кто сдает документ(конструкторский отдел), чернилами - кто принимает (отдел документации), пример - "Файл АО-111/АО-111_000CFL.JAR заменить на АО-111/АО-111_001CFL.JAR MD5: 12345678123456781234567812345678". В качестве ХЕШ функции рекомендую использовать MD5 или SHA-1 т.к.: в CRC32 вероятны коллизии; 128 бит или 32 символа в MD5 лучше, чем 40 в SHA-1 для восприятия; быстрый алгоритм.

SHA-1 принять в США для государственных учреждений, у нас ГОСТ Р 34.11-94 (256 бит) - медленный в реализации.

Пример файла CFL для конструкторской документации.

Т.е. за CFL файл отвечает разработчик, а ОТД только за хранение, учет и размножение. Конечно можно при проведении извещения выдовать CFL файл  только на заменяемые файлы (который тоже надо хранить) , а ОТД пусть сам  что нибудь делает (что сомнительно).  И все равно для сверки  нужно иметь CFL  на весь пакет файлов.

6) По настоящим ГОСТам конструктор поставлен в не равные условия при работе с электронными документами. Необходимо переподписывать ЛУ лист при изменении документа, хотя в документе есть ссылка на извещение, оставлять первый лист пустым, чтобы не выпускать извещение на ЛУ - не красиво. Так что, пишите свой СТП, чтоб упростить себе жизнь.

Например - добавьте разрешение при проведении извещения на словосочетание Имеется-Должно быть-Копии исправить-Файл заменить ( экономиться бумага, отслеживаются изменения, файл с предыдущим изменением удаляется — меньше мусора ), а также исключите переутверждение документа при проведении извещения на документ (переутверждение только по требованию подписантов, а так есть извещение на документ).

7) Создание текстовых документов в графических САПР нерационально. Я ёще иногда работаю в добрых старых DOS редакторах Lexicon и Multiedit, хотя их может вполне заменить Notepad++. Используйте для создания текстовых документов бесплатный редактор OpenOfficeWriter. Формы документов А4 ВП .

Используйте Control File List [CFL], с уважением Лянгузов Дмитрий.

(C) Dmitry Lyanguzov 2010-2012